Hoe krijg je weer grip op je tijd?
Geplaatst op 1 februari 2016 door Ronald Swensson

Maar weinig problemen houden managers zo sterk in de ban als problemen rond tijdsbeheer. En maar weinig onderwerpen zijn zo frustrerend als dit thema. Hoeveel tijd stop ik in mijn werk, hoeveel werk stop ik in mijn tijd! 

‘Druk, druk, druk’. Vergaderingen, e-mails, rapportages, spoedtelefoontjes en 'brandjes blussen' gaan de hele dag door. Je komt tijd tekort en aan het eind van de dag heb je nog niet de helft gedaan van wat je van plan was te doen. Boven eenieders hoofd hangt de uitdaging van managementgoeroe Peter Drucker : “Hoe kan men iets anders sturen, als men nog niet eens zijn eigen tijd kan sturen?” Tijd is ook zo waanzinnig paradoxaal. Niets lijkt zo persoonlijk, individueel, emotioneel en tegelijkertijd zo objectief en universeel wegtikkend. We kennen managers die als een rustige wielertoerist door het leven fietsen, maar ook anderen die een koers tegen de tijd en zichzelf fietsen. En tijdsbeheer veranderen doe je niet zomaar! Het is niet meer of minder dan onszelf veranderen.Wat tijd vreet ben je je soms wel, maar vaak niet bewust. De navolgende opsomming van tijdvreters roept waarschijnlijk bij velen een gevoel van herkenning op.

Tijdvreter 1: Gebrek aan zelforganisatie 
U kunt uw eigen zelforganisatie ter hand nemen door de volgende maatregelen: 
- Sta niet continu een opendeur politiek voor, laat mensen een afspraak maken als u geen tijd heeft;
- Streef een leeg bureau en een lege email inbox na. Een vol bureau en een volle email inbox leidt af, werkt concentratiestoornis in de hand en herinneren teveel aan wat nog gedaan moet worden; 
- Doe alleen zaken die belangrijk én dringend zijn! Denk telkens aan de resultaatgebieden die u als manager dient te bereiken: ‘Wat moet mijn functie opleveren en wat zijn dus mijn prioriteiten?’ De zogenoemde ‘belangrijke zaken’ hebben dan ineens geen haast meer en de ‘dringende zaken’ zijn dan zelden belangrijk! 

Tijdvreter 2: Gebrek aan planning 
Planning wordt vaak gezien als een beperking van vrijheid en flexibiliteit. Onjuist, je maakt en stelt je planning immers zelf bij. Plan dus meer en formuleer doelen in termen van resultaat en tijd. 

Tijdvreter 3: Gebrek aan prioriteiten 
Kenmerken van deze tijdvreter: niets is onbelangrijk, alles maar dan ook alles is even belangrijk (zie ook Tijdvreter 1). 
- Maak een onderscheid tussen belangrijke en noodzakelijke (urgente) zaken; 
- Leer 'Neen' te zeggen - haal al die 'aapjes' van úw schouder! 
- Doe aan ‘management-by-exception’ (80/20-regel). Geef aandacht aan afwijkende zaken, zowel onder als boven de norm. 

Tijdvreter 4: Besluiteloosheid 
(a) Een sluipende tijdvreter in de functie: “Wat kan en mag ik?” 
- Weet waar de beslissingsbevoegdheden liggen; 
- Weet dat risico’s nemen en fouten maken bij de functie van leidinggevende horen. 
(b) Een sluipende tijdvreter in het gedrag: “Zal ik nu een antwoord geven of doe ik dat morgen - als ik er beter over na heb gedacht....?” 
- Bedenk dat wat u vandaag doet, morgen niet meer hoeft; 
- Weet dat risico’s nemen en fouten maken bij de functie van leidinggevende horen, dus.... 

Tijdvreter 5: Onvoldoende delegeren 
Delegeer meer en denk over het volgende na: 
- Verlang ik nog steeds naar uitvoerend werk? 
- Denk ik echt dat ik alles beter kan? 
- Wil ik het gevoel hebben dat ik nodig ben? 
- Heb ik gebrek aan vertrouwen in mijn medewerkers? 

Tijdvreter 6: Alles willen weten 
Kenmerk: op de hoogte willen zijn van alle informatie (e-mails, rapporten, verslagen van vergaderingen, bijwonen van vergaderingen, voortdurend in overleg zijn, enz.). 
- Kijk in de spiegel en stel u zelf de vraag: 'Waarom wil ik alles weten? Uit nieuwsgierigheid of uit onzekerheid?; 
- Stel u constant de vraag: “(1) Wat moet ik weten - een 'must' voor een goede aansturing van mijn afdeling - (2) wat zou ik moeten weten - maar niemand vraagt me hierna - (3) en wat is interessant om te weten - maar ik heb wel wat beters te doen?” 

Tijdvreter 7: Vergaderingen 
Het hoeft geen betoog dat vergaderingen belangrijke tijdvreters zijn en de nodige ergernis opleveren. Ga dus na of een vergadering echt nodig is en of u hierbij echt aanwezig dient te zijn. Inventariseer eens alle vergaderingen - cluster ze zo mogelijk en wees kritisch over de frequentie. 

Tijdvreter 8: Perfectionisme 
Veel managers zijn perfectionisten en automatisch gaan ze - door dit gedrag - langer en harder werken. Op het eerste gezicht lijkt dat een goede strategie, maar zij zien iets essentieels over het hoofd: het verschil tussen inspanning en resultaat. Inspanning en resultaat zijn niet hetzelfde. Inspanning is de hoeveelheid tijd en moeite die je in je werk steekt. Resultaat is wat er objectief uitkomt. In een ideale wereld is er een rechtlijnig verband tussen inspanning en resultaat: als je twee keer zo hard werkt, bereik je twee keer zoveel. Om succesvol te zijn, moet je je dus heel erg inspannen en veel tijd in je werk stoppen. Het voorgaande klinkt naïef, maar het is de manier waarop de meeste managers onbewust kijken naar hun werk, naar succes en carrière. In werkelijkheid is het verband tussen inspanning en resultaat heel anders. Je eerste inspanningen leiden snel tot resultaat, de meeste tijd en moeite gaan zitten in het perfectioneren van je resultaat. Dit heet ook wel de wet van de afnemende meeropbrengst: elke extra minuut die je in een taak stopt, brengt minder resultaat op dan de vorige minuut. Toegepast op time management zegt dit principe: de eerste 20% tijd die je in een taak stopt, is verantwoordelijk voor 80% van het resultaat. De 80-20-regel - het Pareto-principe - is een goede eye-opener in het verbeteren van time management, zeker als perfectionisme ook een rol bij u speelt. Deze regel dwingt u om kritisch na te denken waar úw meerwaarde voor de organisatie nu echt ligt!