Hoe verbeter ik mijn verkoopvergaderingen?
Geplaatst op 5 oktober 2015 door Ronald Swensson

De vergadering met het verkoopteam neemt in de meeste bedrijven vaak een andere plaats in dan de vergadering met andere medewerkers. De oorzaak daarvan ligt (natuurlijk) vooral door de aard van de werkzaamheden. We hebben in de buitendienst te maken met veelal extraverte mensen, die onder een minimum aan controle hun werk voor een groot deel alleen doen. Daarnaast leven deze medewerkers constant in het spanningsveld tussen overwinning en nederlaag en de keuze tussen het bedrijfsbelang en het klantbelang. Met name deze kenmerken maken het leiden van vergaderingen met het verkoopteam extra moeilijk. De groep gedraagt zich vaak minder gedisciplineerd: zoekt persoonlijke waardering tijdens de vergadering, wenst te converseren of juist te 'discussiëren om de discussie' en zoekt tijdens deze ontmoetingen haar motivatie en innerlijke zekerheid.

Wat zijn de meest genoemde doelstellingen van de vergadering met het verkoopteam? 
(1) Men vergadert om informatie uit de markt te krijgen. De vraag is natuurlijk hoe betrouwbaar deze gegevens zijn? Is er geen betrouwbaarder middel dat minder tijd kost? Hoe trekken we conclusies uit individuele gebeurtenissen? Beïnvloedt men elkaar niet te zeer: 'Ja dat heb ik ook ervaren'. 'Dat komt steeds weer voor' enz. enz. Natuurlijk is marktinformatieoverdracht mogelijk tijdens een vergadering, maar dan wel zeer gestructureerd, gericht op een van te voren gestelde vraag en het vermijden van de 'ook ik' effecten. 
(2) Men vergadert om meningen van het verkoopteam te horen c.q. deze inspraak te geven. Tevoren dient u wel aan te geven over welke punten u wel en over welke punten u geen inspraak wenst. Meningen alleen aanhoren en er vervolgens niets meedoen werkt natuurlijk sterk demotiverend voor een verkoopteam. 
(3) Als men alleen vergadert om verkoopresultaten te vergelijken, kan dat demotiverend werken voor een aantal medewerkers die nimmer bovenaan staan. Liever individueel en onder vier ogen beoordelen...! Overigens kan het bespreken van groepsresultaten zeer nuttig zijn, geef hierbij dan wel uw analyse en commentaar. 
(4) Vergaderen om het verkoopteam informatie te geven is belangrijk, als enige terugkoppeling gewenst is. Voor een volkomen eenzijdige informatiestroom zijn er efficiëntere methoden dan een vergadering. We denken hier direct aan de schriftelijke overdracht, alhoewel lezen niet altijd de sterkste eigenschap van de buitendienstman is ;-) 
(5) Men vergadert om de mensen saamhorigheidsgevoel en bedrijfsbinding te geven, we spreken dan over ‘teambuilding’. Dit dient altijd een neveneffect te zijn. Zodra het hoofdzaak wordt krijgt men de 'peptalk' vergaderingen die nogal eens negatief werken. 
(6) Men vergadert om praktijkgevallen te bespreken. Werkt zeer effectief mits u deze goed voorbereid: Wat dient het leerpunt te zijn?, Hoe dient men het in de praktijk toe te passen? 
(7) Men vergadert om de mensen bij te scholen en te trainen. Dit is natuurlijk de hoofdzaak! Iedere ontmoeting van verkoopmanager en buitendienst heeft impliciet een effect op de werkresultaten (en motivatie!). Kies dan ook bewust deze doelstelling! 

Over welke agendapunten vergaderen we? 
Voorop staat een belangrijk uitgangspunt: de agenda. Punten dienen zoveel mogelijk alle deelnemers aan de verkoopvergadering te betreffen. Daarnaast dienen de agendapunten vanuit de deelnemers te komen, waardoor de betrokkenheid wordt versterkt. Om de deelnemers voldoende voorbereidingstijd te geven, dient de definitieve agenda tenminste één week voor aanvang van de vergadering bekend te zijn. Dit punt houdt mede in dat verrassingen zoveel mogelijk vermeden worden. 

Onderstaand een voorbeeldagenda: 
- Inleiding, doel vergadering, duur, programmapunten enz. 
- Rondvraag. 
- Notulen van de vorige vergadering, de periode daartussen 
- Pauze ± 15 minuten. 
- Informatieoverdracht, terugkoppeling (nieuw product, nieuwe klant). 
- Punten ter discussie. 
- Pauze ± 15 minuten. 
- Training / ervaring / succesverhaal 
- Verbetering procedures 
- Acties / beurzen/ enz. 
- Rondvraag. 
- Samenvatting, afspraken. 

Hoe vaak vergaderen we? 
Ook deze vraagstelling is moeilijk voor elk bedrijf en elke situatie te beantwoorden maar enige richtlijnen zijn er duidelijk te geven. Het wekelijks vergaderen is naar onze mening geen vergaderen maar werkoverleg, wat vaak zeer nuttig kan zijn, maar het echte vergaderen ontkracht. Tweemaal per jaar vergaderen kan natuurlijk nooit een continue proces inhouden en werkt vaak de peptalkbijeenkomsten in de hand. Een richtlijn die vaak in bedrijven gekozen wordt is éénmaal per twee, vier of zes weken. Een ding is zeker: het vergaderen om het ritme zowel als het vergaderen omdat het weer eens moet, werkt weinig doelgericht. Vergader dus pas als er een zinvolle agenda is samengesteld. 

Waar gaan we vergaderen? 
'Natuurlijk in het bedrijf', roepen velen nu enthousiast, 'Want dat geeft vele voordelen!' Het afhandelen van dringende zaken tussendoor met de binnendienst, het ophalen van goederen, het handhaven van de bedrijfsgebondenheid. Daarnaast hebben we alles bij de hand en zijn de kosten lager. Toch willen we bij al deze pro-argumenten vraagtekens plaatsen: 
- Bevordert het tussendoor afhandelen van 'dringende' zaken de vergadering? 
- Worden we niet te vaak gestoord door dringende telefoontjes of dringend overleg? 
- Hoeveel kilometers worden er gereden? 
- Als we alles bij de hand moeten hebben op het bedrijf is de vergadering dan wel goed voorbereid? 

Waar dient u voor te waken? 
(1) U raakt zelf verward in de discussie in plaats van hem te leiden: 
- Dit ontstaat vaak door het te snel zelf beantwoorden van vragen in plaats van ze door te spelen. 
- Het te zeer betrokken zijn bij de problematiek waardoor de luistercapaciteit daalt. 
- Door teveel in te gaan op de punten die de groep noemt. 
- Door zelf teveel te poneren in plaats van de groep zijn mening te laten geven. 
(2) Verwarring kan ook ontstaan doordat: 
- De probleemstelling niet duidelijk is. 
- De vraagstelling vaag is. 
- Oorzaken, gevolgen en oplossingen geklutst worden. 
- Overzichten, presentaties, flip-overs e.d. niet gehanteerd worden. 
(3) De verkopers kunnen hun inbreng niet kwijt. Dit ontstaat door: 
- Opmerkingen te laten zitten of zelfs weg te wuiven. 
- Onvoldoende de mening van anderen te vragen, voordat een opmerking wordt beantwoord. 
- De stille deelnemer te vergeten. 
- Haast. 

Deze fouten zijn te herstellen indien u: 
- Ervoor zorgt goed voorbereid te zijn. 
- Van het overzicht naar het detail werkt. 
- Vragen doorspeelt, iedereen aan het woord laat. 
- Niet ongeduldig wordt. 
- Bereid bent te luisteren. 
- Duidelijk stelt waarover het gaat. 
- Conclusies trekt na afloop van ieder agendapunt. 
- Boven de stof blijft staan. 

Samenvatting 
Voor de vergadering: 
- Zorg dat ieder weet wat behandeld zal worden. 
- Stuur de agenda een week van te voren rond. 
- Zeg dat de vergadering 'exact op tijd' zal beginnen. 
- Vertel hoe lang de vergadering zal duren. 
- Bereid u voor. 

Gedurende de vergadering: 
- Mobieltjes uit. 
- Gebruik PowerPoint, flip-overs en videofilms. 
- Start met de vorige notulen. 
- Leid elk onderwerp in (eventueel: laat inleiden). 
- Zorg dat meningen, ideeën en ervaringen uit de deelnemers komen. 
- Stel vragen, bij voorkeur open vragen. 
- Scheid de onderwerpen duidelijk in de discussie en hevel onderwerpen over in de agenda. 
- Trek aan het einde van ieder agendapunt conclusies; vat samen en leid naar actie. 
- Voorkom onderlinge debatten tussen de aanwezigen. 
- Zorg dat allen actief deelnemen. 
- Las 2 x een rondvraag in (begin - eind). 
- Laat notuleren door wisselende deelnemers en maak zelf aantekeningen. 
- Stel op basis van deelnemersaantekeningen en de uwe notulen op. 

Na de vergadering: 
- Stuur een verslag of samenvatting aan de deelnemers. 
- Licht het management of directie in. 
- Vergeet de besluiten en actiepunten niet. 
- Agendeer zo nodig individuele gesprekken. 

De hoofdzonden
- Zorg dat niemand weet wat behandeld zal worden. 
- Bespreek alleen de verkoopresultaten. 
- Vertel niemand hoe lang de vergadering zal duren. 
- Bereid niets voor. 
- Probeer zo veel mogelijk te vertellen over uw glorietijd als verkoper.
- Sta mobiele bereikbaarheid toe. 
- Leg de aan de orde gestelde punten vooral niet te duidelijk uit. 
- Bevorder onderlinge debatten tussen de aanwezigen. 
- Zorg dat de beste verkopers zoveel mogelijk spreektijd krijgen. 
- Vermijd conclusies. 
- Geef een donderspeech dat alles beter moet, de resultaten bagger zijn en beëindig hiermee de vergadering.

vorige artikelvorige artikel