Timemanagement voor verkoopleiders
Geplaatst op 8 juni 2015 door Ronald Swensson

Maar weinig problemen houden verkoopmanagers zo sterk in de ban als problemen rond tijdbeheer. En maar weinig onderwerpen zijn zo frustrerend als dit thema. Hoeveel tijd stop ik in mijn werk, hoeveel werk stop ik in mijn tijd. 

Druk, druk, druk
Vergaderingen, e-mails, binnenkomende post, spoedtelefoontjes zijn aan de orde van de dag. Je komt regelmatig tijd tekort en aan het eind van de dag heb je nog niet de helft gedaan van wat je van plan was te doen. Boven eenieders hoofd hangt de uitdaging van managementgoeroe Peter Drucker : “Hoe kan men iets anders sturen, als men nog niet eens zijn eigen tijd kan sturen?” Tijd is ook zo waanzinnig paradoxaal. Niets lijkt zo persoonlijk, individueel, emotioneel en tegelijkertijd zo objectief en universeel wegtikkend. We kennen verkoopmanagers die als een wielertoerist door het leven fietsen, maar ook anderen die een koers tegen de tijd en zichzelf fietsen. En tijdbeheer veranderen doe je niet zomaar! Het is niet meer of minder dan onszelf veranderen. Wat tijd vreet ben je je soms wel en soms niet bewust. De navolgende opsomming van tijdvreters roept waarschijnlijk bij velen een gevoel van herkenning op. 

Gebrek aan zelforganisatie 
U kunt uw eigen zelforganisatie ter hand nemen door de volgende maatregelen. Sta niet continu een opendeur politiek voor en laat mensen terugbellen als u geen tijd heeft. Streef een leeg bureau en een lege email inbox na. Een vol bureau en een volle email inbox leidt af, werkt concentratiestoornis in de hand en herinneren teveel aan wat nog gedaan moet worden. Doe alleen zaken die belangrijk én dringend zijn! Tip. Denk telkens aan de resultaatgebieden die u als verkoopmanager dient te bereiken: ‘Wat moet mijn functie opleveren en wat zijn dus mijn prioriteiten?’ De zogenoemde ‘belangrijke zaken’ hebben dan ineens geen haast meer en de ‘dringende zaken’ zijn dan zelden belangrijk!

Gebrek aan planning 
Planning wordt vaak gezien als een beperking van vrijheid en flexibiliteit. Onjuist, je maakt en stelt je planning immers zelf bij. Tip. Plan dus meer en formuleer doelen in termen van resultaat en tijd (denk óók aan het succesvol maken en houden van het team!). 

Gebrek aan prioriteiten 
Kenmerken van deze tijdvreter: niets is onbelangrijk, alles maar dan ook alles is even belangrijk. Maak een onderscheid tussen belangrijke en noodzakelijke (urgente) zaken (zie de eerste tijdvreter). Leer te weigeren. Doe aan ‘management-by-exception’ (80/20-regel). Tip. Geef aandacht aan afwijkende zaken, zowel onder als boven de norm. 

Besluiteloosheid 
Een sluipende tijdvreter. “Wat kan en mag ik?” Weet waar de beslissingsbevoegdheden liggen. Tip. Weet dat risico’s nemen en fouten maken bij de functie van verkoopleider horen. 

Onvoldoende delegeren 
Delegeer en denk over het volgende na: verlang ik nog steeds naar uitvoerend werk? Denk ik echt dat ik alles beter kan? Wil ik het gevoel hebben dat ik nodig ben? Heb ik gebrek aan vertrouwen in mijn medewerkers of in collega's op andere afdelingen? 

Het lezen van post, e-mail en ander leesvoer 
Kenmerk: op de hoogte willen blijven van alle informatie. Ga na of het nodig is om alle (interne)post en e-mails zelf te behandelen. Probeer (interne)post en e-mails kort en snel te beantwoorden. Tip. Stel u de vraag: “(1) Wat moet ik lezen, (2) wat zou ik moeten lezen maar niemand vraagt me erna en (3) wat is interessant om te lezen maar ik heb nu wel wat beters te doen?” [must/should/could: Wat moet absoluut?, Wat zou wellicht ook moeten?, Wat zou kunnen (wenselijk)?]

Vergaderingen 
Het hoeft geen betoog dat vergaderingen belangrijke tijdvreters zijn en de nodige ergernis opleveren. Tip. Ga dus na of de vergadering echt nodig is en of u hierbij echt aanwezig dient te zijn.  

Met minder tijdvreters hebt u méér tijd om uw team te coachen!

vorige artikelvolgende artikel